by EDG | Mar 15, 2025 | Blog, Servicios, Tecnología
¿Quieres mejorar la eficiencia de una empresa? Recuerda que, a la hora de transformar digitalmente un negocio, no importa el tamaño del mismo. ¡Las oportunidades de mejora están al alcance de todos! Sólo necesitas las herramientas correctas, una de ellas es la digitalización de documentos.
Digitalización de documentos: ¿qué es y cómo beneficia a tu empresa?
Este proceso consiste en convertir documentos físicos en formatos digitales, lo que optimiza su almacenamiento y facilita la consulta de información. En EDG CÍA LTDA., entendemos la importancia de mantenerse a la vanguardia y optimizar la gestión de la información. Gracias a nuestro servicio de digitalización, no solo ahorras espacio físico, sino que también aceleras el acceso a tus documentos, mejoras la seguridad y facilitas el trabajo remoto para tus empleados.
A continuación, te detallamos qué es la digitalización de documentos y las ventajas de implementar este método en tu negocio.
1. ¿Qué es la digitalización de documentos?
La digitalización convierte los documentos de papel a formatos digitales. Este proceso representa un importante factor diferenciador ante tu competencia. De hecho, las empresas que no adoptan la digitalización se quedan atrás en el mercado. Esta es solo una de las alternativas para reducir el uso del papel en la oficina que puedes implementar para optimizar tu negocio.
Para dar este salto innovador, es importante definir una meta clara: ¿quieres ahorrar espacio, facilitar búsquedas rápidas, o convertir la oficina en «paperless«? El principal objetivo de la digitalización es mejorar el acceso a la información, establecer flujos de trabajo eficientes y reducir tiempos de búsqueda. Es decir, maximizar los resultados y minimizar recursos. ¡El retorno de la inversión es inmediato!
2. ¿Cómo digitalizar documentos?
Una herramienta como esta, que permite la transformación digital de una empresa, es rápida y eficaz. Gracias a las nuevas herramientas tecnológicas, la digitalización ya no requiere horas de escaneo manual. Hoy se puede llevar a cabo de forma rápida y eficiente, ya sea internamente o subcontratando el servicio. El proceso depende de la cantidad de documentación y los recursos disponibles.
3. ¿Qué se puede digitalizar?
Considera que se puede digitalizar casi todo tipo de documentos. Algunos ejemplos frecuentes son: facturas, pedidos, planos, formularios, e incluso archivos multimedia como videos y fotos. Sin embargo, hay documentos que deben conservarse en su formato original por razones legales o históricas, como un mapa antiguo o una primera edición de un libro.
4. ¿Cuáles son las ventajas de digitalizar documentos?
- Rapidez y acceso: Encuentra la información con palabras clave o números de forma eficaz. Ya no será necesario ir físicamente a un archivador a buscar el documento.
- Seguridad: La información está siempre resguardada porque los documentos cuentan con un sistema de protección con contraseñas y accesos controlados.
- Acceso remoto: Los empleados pueden consultar documentos desde cualquier lugar, sin riesgo de pérdida o daño.
- Sostenibilidad: El uso del papel se reduce, contribuyendo a la protección del medio ambiente.
- Facilidad para compartir: Los documentos digitales son sencillos de compartir con clientes o compañeros. Los tiempos de espera se acortan.
- Ahorro de costos: Al reducir el espacio físico, los costos asociados al almacenamiento y la gestión de archivos disminuyen considerablemente.
- Preservación: Los documentos importantes, como planos o fotos antiguas, se mantienen intactos al digitalizarlos.
La digitalización no solo mejora la gestión documental, sino que también optimiza procesos, ahorra recursos y reduce riesgos. Es una inversión estratégica que trae ventajas tanto operativas como económicas.
¿Quieres empezar a digitalizar los documentos de tu empresa? Nuestra experiencia y la tecnología avanzada de nuestras herramientas permiten que el proceso de digitalización sea rápido, seguro y eficiente. Nos aseguramos de que tu empresa aproveche al máximo todas las ventajas que este cambio puede ofrecer. Transforma tu gestión documental con nosotros y da el paso decisivo hacia la modernización y eficiencia de tu negocio. ¡Contáctanos!
by EDG | Feb 26, 2025 | Blog, Consejos para tu negocio, Tecnología
Los beneficios de la tecnología han transformado el mundo de los negocios. Pero esta revolución digital también ha abierto la puerta a nuevas amenazas: los ciberataques. En este artículo te contamos 15 acciones para fortalecer la ciberseguridad de una empresa. Así, tanto tu información como la de tus clientes estarán resguardadas. ¡Más vale prevenir que curar!
¿Cómo fortalecer la ciberseguridad de una empresa?
¿Sabías que en América latina se registraron más de 360 mil millones de incidentes de ciberseguridad en el 2022? Cada año esta cifra experimenta un aumento notable. De hecho, una encuesta realizada por Quocirca reveló que un 61% de empresas que manejan documentos impresos sufrieron al menos una pérdida de datos en el 2023. En el caso de las empresas de tamaño medio la cifra asciende al 67%. Los incidentes relacionados con la ciberseguridad y las vulnerabilidades en línea son más comunes de lo que piensas.
Para anticiparse a estos riesgos, los negocios deben implementar estrategias de ciberseguridad avanzadas y eficaces. A continuación, te compartimos 15 ideas fundamentales para mejorar la protección de tu empresa:
15 acciones para fortalecer la ciberseguridad de tu empresa
1. Autenticación y control de acceso
Asegura el acceso a tus dispositivos mediante contraseñas robustas. Existen equipos como las computadoras, impresoras, entre otros, que pueden configurarse para bloquearse automáticamente después de un tiempo de inactividad, añadiendo una capa adicional de protección contra accesos no autorizados. Es una de las acciones más sencillas para fortalecer la ciberseguridad de una empresa, pero que muchas veces es pasada por alto.
2. Supervisión y detección proactiva
Herramientas como reCAPTCHA y otras soluciones en la nube permiten identificar y bloquear intentos de intrusión. Algunos dispositivos cuentan con un firmware cifrado digitalmente, lo que dificulta cualquier intento de manipulación externa.
3. Contención y corrección inmediata
La seguridad no solo implica detectar amenazas, sino también contenerlas antes de que se propaguen. Es ideal que los equipos que se utilizan en tu empresa estén diseñados para evitar que las vulnerabilidades afecten a toda la red.
4. Protección de datos y documentos sensibles
La seguridad de la información almacenada es esencial. Procura que los documentos cumplan con ciertas especificaciones como cifrado de 256 bits, autenticación por contraseña y firmas digitales. Así los datos permanecen seguros.
5. Automatización para simplificar procesos
La automatización de tareas es clave para mantener la eficiencia sin sacrificar la seguridad. Reducir los riesgos asociados con fallos humanos es esencial y de vital ayuda. Aplicar herramientas ligadas a la transformación digital permitirán lograr esta automatización.
6. Formación continua para empleados
El factor humano sigue siendo uno de los mayores puntos vulnerables en las empresas. Es importante que tu equipo reciba formación periódica sobre buenas prácticas de ciberseguridad, desde el manejo de contraseñas hasta la identificación de correos electrónicos sospechosos.
7. Implementación de políticas de seguridad claras
Establecer normas claras y accesibles sobre el uso seguro de la tecnología es fundamental. Las políticas de seguridad deben estar alineadas con los objetivos empresariales y adaptarse a los cambios tecnológicos.
8. Respaldo y recuperación de datos
En el caso de que ocurra un ataque, contar con un plan de respaldo robusto y una estrategia de recuperación es esencial. Esto garantiza que los datos críticos de la empresa puedan ser restaurados rápidamente y sin pérdidas significativas.
9. Monitoreo constante de la infraestructura
Un sistema de monitoreo continuo es clave para identificar amenazas potenciales en tiempo real. Esto incluye desde el análisis de tráfico de red hasta la revisión de las conexiones externas de los dispositivos de la empresa.
10. Colaboración con expertos en ciberseguridad
Contar con aliados especializados puede marcar la diferencia. La ciberseguridad es un campo en constante evolución, y recurrir a profesionales para realizar auditorías periódicas y mejorar la infraestructura de seguridad de la empresa es una inversión inteligente.
11. Protección contra ransomware
El ransomware es uno de los ataques cibernéticos más destructivos y comunes en la región. Es importante contar con soluciones que no solo protejan contra este tipo de malware, sino que también ofrezcan sistemas de recuperación rápida ante un ataque. Las copias de seguridad automáticas y los sistemas de aislamiento de datos son medidas adicionales que pueden ayudar a mitigar el riesgo.
12. Seguridad en la cadena de suministro
La seguridad de los proveedores y terceros con los que trabajas es crucial. Los ciberataques no siempre provienen directamente de tu red, sino que pueden ocurrir a través de vulnerabilidades en los sistemas de los proveedores. Es fundamental establecer políticas y estándares de seguridad para cualquier tercero que tenga acceso a tus datos o infraestructura, además de realizar auditorías de seguridad periódicas en su red.
13. Protección de los dispositivos móviles
Con la creciente adopción de dispositivos móviles en el entorno corporativo, asegurar estos dispositivos se ha convertido en una prioridad. La implementación de soluciones de gestión de dispositivos móviles y la autenticación multifactor en los smartphones de los empleados pueden prevenir accesos no autorizados a información confidencial.
14. Evaluación continua de vulnerabilidades
Realizar evaluaciones de vulnerabilidad de manera continua y no solo una vez al año es fundamental. Las amenazas evolucionan rápidamente, y lo que pudo haber sido seguro hace unos meses podría no serlo hoy. Las pruebas de penetración y auditorías regulares permiten detectar debilidades antes de que sean explotadas.
15. Cumplimiento de normativas y regulaciones locales
América Latina cuenta con una variedad de normativas y leyes de protección de datos, como la LGPD en Brasil, la Ley de Protección de Datos Personales en México, o la Ley de Protección de la Información Personal en Argentina, entre otras. Asegurarte de que tu empresa cumpla con estas regulaciones es no solo una obligación legal, sino también una estrategia para aumentar la confianza de los clientes y evitar sanciones.
Proteger tu empresa nunca ha sido tan crucial
Con una combinación efectiva de herramientas tecnológicas, procedimientos adecuados y formación continua, tu empresa podrá estar más protegida contra las crecientes amenazas digitales. Implementar estas prácticas no solo te ayudará a mantener tus datos seguros, sino que también fortalecerá la confianza de tus clientes y socios comerciales.
Si tu empresa aún no ha dado los pasos necesarios para asegurar su infraestructura tecnológica, no esperes más. En EDG CÍA. LTDA, contamos con soluciones digitales avanzadas para transformar tu negocio y garantizar la protección de tu información más valiosa. Te ofrecemos las herramientas y el soporte necesarios para asegurar que tu empresa esté siempre un paso adelante. ¡Contáctanos!
by EDG | Oct 14, 2024 | Blog, Consejos para tu negocio, Servicios
Antes de contarte las alternativas para reducir el uso del papel en la oficina, te has preguntado: ¿qué sería del mundo sin la imprenta? Su invención permitió masificar la comunicación y preservar los documentos. El papel se convirtió en una pieza fundamental de nuestro día a día. Se calcula que al año una persona consume 48kg de papel en promedio a nivel mundial. Este número puede variar según el país, por ejemplo, la cifra de Japón es de 250kg, en el caso de Sudáfrica es de 200kg, la de Estados Unidos varía entre 125kg a 140kg. Por otro lado, el consumo en Latinoamérica oscila entre 28kg y 55kg.
Pero a la hora de hablar sobre el uso del papel y cartón en una oficina este número llega a los 60kg por persona. Ahora, ¡haz las matemáticas! Multiplica esta cantidad por el número de empleados de tu empresa, el resultado seguro va a sorprenderte. Trabajar con papeles se volvió una costumbre diaria, pero con el paso del tiempo estos documentos se acumulan en cajas y a su vez en bodegas. Te contamos algunas alternativas para reducir el uso del papel en la oficina.
De documentos físicos a digitales: ¡despídete del papel!
1. ¿Qué hacer con tanto papeleo en tu negocio?
Si en tu empresa todavía basan los procesos en el uso de papel, debemos advertirte que estás viviendo un auto sabotaje. En la actualidad, el papeleo en un negocio se puede traducir fácilmente a problemas. Por ejemplo, ralentizan los procesos, aumenta el margen de error, representan costos para tu negocio, contaminan el medio ambiente, entre otras cosas.
Con ello, surgen nuevas necesidades que requieren de soluciones efectivas y sencillas. Seguro ya has identificado alguno de estos problemas en tu empresa y quizás desconoces por dónde empezar. El avance de la tecnología permitió el desarrollo de formas innovadoras para administrar la impresión, como ordenar los datos e información, su reproducción, distribución y almacenamiento adecuado. En este camino, EDG CÍA LTDA tiene el conocimiento, software de gestión y la tecnología para transformar digitalmente tu negocio.
¿Trabajas con cientos de documentos en papel? Independientemente del formato o la cantidad de información que tengas, el contenido no dejará de ser importante para ti. Por lo que, es primordial automatizar la forma de organizar, compartir y guardar esta información.
2. Servicios y productos para reducir el papel en la oficina
En EDG CÍA LTDA te ofrecemos productos y servicios que seguro te ayudarán a solventar problemas como los que hemos mencionado.
- Gestión electrónica de documentos
La implementación de estos procesos ocurre gracias al uso de herramientas tecnológicas especializadas con las que contamos en EDG CÍA LTDA. Es importante primero identificar los procesos de tu empresa que involucran la gestión de documentos. Una vez que las necesidades estén claras, se puede definir cuál es la solución óptima. Y así, llega la hora de dar el primer paso hacia la transformación digital de tu empresa. ¡Contáctanos!
3. Otras alternativas para reducir el uso de papel en la oficina
Estamos seguros de que lo ideal es solventar el problema desde la raíz con estrategias y herramientas digitales innovadoras. También somos conscientes de que, en algunos casos, es imposible deshacerse del papel en los procesos empresariales al 100%. Por ello queremos darte un par de recomendaciones que puedes aplicar para reducir el uso de papel en la oficina. ¡Toma nota!
Una excelente forma para lograr este objetivo es implementar políticas de impresión responsable. ¡Los límites ayudan! Así los empleados utilizarán el papel en casos estrictamente necesarios. Para ello, será importante a la vez crear una conciencia ambiental entre los trabajadores. La idea es adoptar prácticas sostenibles e incentivar al personal a sugerir nuevas alternativas que ayuden a mitigar el consumo del papel en la empresa. Por último, sugerimos promover el uso del correo electrónico y otras aplicaciones de mensajería instantánea para la comunicación interna, en lugar de imprimir documentos.
La combinación de la tecnología con estos consejos brindará resultados efectivos en cuanto al uso de papel y cartón en la compañía. Y no nos referimos únicamente al impacto ambiental, sino a la eficiencia operativa de tu empresa. ¡No importa si tu negocio es pequeño, mediano o grande! No existen excepciones a la hora de innovar y ser sostenibles.
by EDG | Oct 5, 2024 | Blog, Consejos para tu negocio
Sabemos que decirle adiós a lo tradicional es difícil, ¡pero necesario! A la hora de aplicar la transformación digital algunos pueden temer que los recursos humanos serán sustituidos por máquinas y hasta robots. Este escenario es poco probable, al menos en un futuro cercano. El objetivo real de la transformación digital es complementar y mejorar los procesos de tu negocio. ¡Se convertirá en tu mejor aliado!
El panorama correcto de la transformación digital
La inmediatez que ofrece la tecnología es un recurso que se debe aprovechar al máximo. Los beneficios no se limitan a los dispositivos nuevos que implementamos en nuestras empresas. En otras palabras, cuando nos preguntamos qué es la transformación digital, no nos referimos precisamente a computadoras, tablets o máquinas nuevas o novedosas. Nuestro enfoque se dirige hacia la optimización de los procesos y la evolución de tu negocio. ¡Es indispensable ver más allá!
Sabemos que lograr la transformación digital de tu empresa no será un camino sencillo, tampoco imposible. Es fundamental congeniar con éxito estos dos factores: las bondades de la tecnología con el activo más importante de tu negocio, su gente. Recuerda que, la transformación hacia lo digital no debe ralentizar las funciones de tus trabajadores, muchos menos complicar los procesos de tu empresa.
5 consejos para aplicar la transformación digital en tu negocio
A continuación, te compartimos un par de consejos para facilitar el camino de tu empresa hacia la transformación digital:
- El primer paso para aplicar la transformación digital siempre será quitarnos de la cabeza que la tecnología es un monstruo difícil de lidiar. Al contrario, sirve para agilizar los procesos y evitar errores que provienen del factor humano. ¡Un dolor de cabeza menos!
- No importa si tu empresa es grande, mediana o pequeña. ¡Deja atrás estas trabas mentales! Un negocio es un negocio, tenga 3 o 100 empleados. Todos tienen la misma importancia, capacidad de mejora y necesidades similares. ¡Es uno de los consejos clave para aplicar la transformación digital!
- Elegir lo necesario, recuerda que menos, es más. En el furor de aplicar la transformación digital en tu negocio, ten cuidado y no te excedas. Esto quiere decir que debemos implementar únicamente lo que nuestra empresa necesita. La tecnología es muy atractiva y cada vez nos sorprende más, pero no te dejes llevar, incluso si tu presupuesto es alto. Hay que ser realistas e identificar los requerimientos clave de tu negocio.
- La capacitación es fundamental. Esta debe ser constante, no sólo antes de implementar alguna herramienta o servicio digital. Mantener al día a nuestros empleados sobre las herramientas que tienen a su alcance será una ayuda continua tras aplicar la transformación digital. Así podrán solventar los obstáculos que puedan presentarse y cumplir de manera efectiva con los procesos.
- Explotar los recursos tecnológicos. Una vez implementadas las herramientas o servicios que te ayudarán en este proceso se las debe aprovechar al máximo. Si bien para algunos empleados adaptarse a este cambio será complejo, no hay que desistir. Aplicar la transformación digital en un negocio representa una inversión importante que no se debe descuidar.
¿Listo para dar el salto a la innovación?
Con la ayuda de estos consejos para aplicar la transformación digital en tu empresa queremos darte una orientación para dar los primeros pasos. ¡Son los más importantes! Durante este camino, es fundamental contar con un aliado estratégico que te guíe y brinde el soporte necesario.
EDG CÍA LTDA busca favorecer a sus clientes con las herramientas y servicios que tenemos disponibles. Tanto los recursos humanos como el factor tecnológico deben complementarse entre sí. Un buen líder y una correcta gestión de estos componentes ayudarán a alcanzar la transformación digital de tu negocio.
by EDG | Oct 4, 2024 | Blog, Tecnología
Seas una empresa pequeña, mediana o grande, seguro tienes una larga lista de procesos que se llevan a cabo en tu negocio. Probablemente, algunos de ellos no han sido modificados en años o tienen recursos limitados. Esto obstruye el camino hacia la transformación digital. O, en otras palabras, lograr la productividad, la automatización de los flujos de trabajo y el uso de herramientas tecnológicas efectivas. Pero ¿qué es la transformación digital y cómo la puedes aplicar en tu negocio?
La nueva prioridad de tu empresa: la transformación digital
1. ¿Qué es la transformación digital?
La transformación digital de una empresa debe asimilarse como una forma de repensar y rediseñar los métodos de trabajo. Si aún no estás convencido de dar ese gran salto, es hora de que lo conviertas en una prioridad para tu negocio. Es necesario estar a la altura de las exigencias del mercado, destacar ante la competencia y adaptarse a los constantes cambios tecnológicos.
Es cierto que toda empresa buscar cumplir y satisfacer a sus clientes, pero antes, es fundamental hacerlo internamente. Es decir, que los colaboradores trabajen en un entorno eficaz con herramientas que asistan en el desarrollo de sus funciones. En base a esto, los negocios, sin importar su tamaño, deben proporcionar productos, experiencias y procesos laborales desde lo digital.
2. Aplicar la transformación digital en tu negocio
Lo óptimo es iniciar la transformación digital con las áreas claves de tu empresa, especialmente aquellas que mantienen procesos basados en papel o las que alargan los tiempos de entrega de un producto o servicio. ¡Identificarlo es más sencillo de lo que parece!
Pero no te pierdas en el camino, recuerda que el objetivo de la transformación digital es facilitar los procesos para obtener mejores resultados en un menor tiempo. De hecho, los expertos indican que la transformación hacia lo digital debe ser firme y sin modificar mucho los engranes fundamentales de cualquier proceso. En otras palabras, no debe significar un cambio brusco para los trabajadores, ni para la estructura general de tu negocio. ¡Entre más sencillo, mejor!
Es un error común pensar que estos cambios van a complicar el proceso, incluso puede generar temor en los trabajadores y hasta en los mismos líderes. Una correcta implementación de la transformación digital en cualquier empresa tendrá como resultado ventajas y beneficios evidentes. Además, tendrás en tus manos una metodología flexible y reutilizable, o, mejor dicho, una solución aplicable a otros procesos.
Si estás decidido a que tu empresa de este salto, necesitarás la guía correcta. Desde 2003, EDG CÍA LTDA brinda soluciones tecnológicas sólidas, innovadoras y de calidad. Hemos logrado que nuestros clientes consigan una mayor eficacia en tiempo de atención al cliente, la simplificación de sus actividades diarias, reducción de costos y menor riesgo. Esto gracias a la automatización e incorporación de documentos digitales. ¡Apoyar a las compañías a transformar sus procesos es nuestra misión!
Comentarios recientes