La digitalización de documentos para empresas es hoy un paso esencial para adaptarse al trabajo moderno, proteger la información y acelerar los procesos. Muchas organizaciones aún dependen de archiveros físicos, lo que representa riesgos operativos, demoras y altos costos de gestión.

En EDG acompañamos a pequeñas, medianas y grandes empresas en su camino hacia la transformación digital. A continuación, te mostramos los 3 pasos clave para migrar de documentos físicos a digitales, y así optimizar la gestión de tu información.

Digitalización de documentos para empresas en 3 pasos

Paso 1: Asegura y organiza los documentos físicos

Antes de comenzar la digitalización, es fundamental revisar, organizar y proteger el archivo físico existente. Muchas veces, los documentos están dispersos, dañados o mal clasificados, lo cual retrasa el proceso.

• Separa los documentos por área o función (legal, contabilidad, RH, etc.).
• Usa carpetas resistentes, rotula claramente y almacénalos en un lugar seco.
• Evalúa su estado físico: los papeles deteriorados deben repararse o tratarse antes del escaneo.

Consejo EDG: Este paso es clave para evitar escaneos duplicados, mejorar el orden y facilitar un flujo de trabajo eficiente.

Paso 2: Establece prioridades para digitalizar

No es necesario escanear todo al mismo tiempo. La digitalización de documentos para empresas debe seguir criterios de utilidad, frecuencia y riesgo.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué documentos se usan con más frecuencia?
• ¿Cuáles deben estar disponibles para varias personas a la vez?
• ¿Qué archivos serían irrecuperables si se dañan?

Clasifica tus documentos en tres categorías: críticos, operativos y archivables. Empieza por los que aportan más valor o están más expuestos a pérdida.

Consejo EDG: Puedes generar una lista de prioridades en Excel y compartirla con tu equipo para llevar control del proceso.

Paso 3: Asigna responsables o contrata especialistas

Digitalizar implica más que escanear: hay que nombrar archivos correctamente, clasificarlos por fecha o categoría, garantizar su seguridad y cargarlos en sistemas accesibles.

Puedes armar un equipo interno o apoyarte en expertos como EDG, que contamos con soluciones tecnológicas para:

• Captura masiva de documentos físicos.
• Indexación inteligente y búsqueda rápida.
• Integración con plataformas de gestión.

Ventaja adicional: Usamos tecnología especializada para que tus documentos digitalizados sean editables y fáciles de localizar

Beneficios clave de la digitalización de documentos para empresas

• Ahorro de espacio físico en oficinas o bodegas.
• Acceso remoto desde cualquier dispositivo.
• Reducción de pérdidas o daños por factores externos.
• Mejora del cumplimiento normativo y la trazabilidad.
• Optimización de flujos de trabajo y procesos internos.

Lleva tu empresa al siguiente nivel con EDG

Si tu empresa sigue dependiendo de archivos físicos, estás dejando sobre la mesa eficiencia, seguridad y oportunidades de crecimiento. En EDG te ofrecemos soluciones de digitalización de documentos para empresas adaptadas a tu tamaño, sector y necesidades. Desde el diagnóstico hasta la implementación, te acompañamos en todo el proceso.

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