¿Qué sería del mundo sin la imprenta? Su invención permitió masificar la comunicación y preservar los documentos. El papel se convirtió en una pieza fundamental de nuestro día a día. Se calcula que al año una persona consume 48kg de papel en promedio a nivel mundial. Este número puede variar según el país, por ejemplo, la cifra de Japón es de 250kg, en el caso de Sudáfrica es de 200kg, la de Estados Unidos varía entre 125kg a 140kg. Por otro lado, el consumo en Latinoamérica oscila entre 28kg y 55kg.
Pero a la hora de hablar sobre el uso del papel y cartón en una oficina este número llega a los 60kg por persona. Ahora, ¡haz las matemáticas! Multiplica esta cantidad por el número de empleados de tu empresa, el resultado seguro va a sorprenderte. Trabajar con papeles se volvió una costumbre diaria, pero con el paso del tiempo estos documentos se acumulan en cajas y a su vez en bodegas.
1. ¿Qué hacer con tanto papeleo en tu negocio?
Si en tu empresa todavía basan los procesos en el uso de papel, debemos advertirte que estás viviendo un auto sabotaje. En la actualidad, el papeleo en un negocio se puede traducir fácilmente a problemas. Por ejemplo, ralentizan los procesos, aumenta el margen de error, representan costos para tu negocio, contaminan el medio ambiente, entre otras cosas.
Con ello, surgen nuevas necesidades que requieren de soluciones efectivas y sencillas. Seguro ya has identificado alguno de estos problemas en tu empresa y quizás desconoces por dónde empezar. El avance de la tecnología permitió el desarrollo de formas innovadoras para administrar la impresión, como ordenar los datos e información, su reproducción, distribución y almacenamiento adecuado. En este camino, EDG CÍA LTDA tiene el conocimiento, software de gestión y la tecnología para transformar digitalmente tu negocio.
¿Trabajas con cientos de documentos en papel? Independientemente del formato o la cantidad de información que tengas, el contenido no dejará de ser importante para ti. Por lo que, es primordial automatizar la forma de organizar, compartir y guardar esta información.
2. Servicios y productos para reducir el papel en la empresa
En EDG CÍA LTDA te ofrecemos productos y servicios que seguro te ayudarán a solventar problemas como los que hemos mencionado.
- Gestión electrónica de documentos
- Digitalización
- Administradores de contenido (ECM Enterprise Content Management)
La implementación de estos procesos ocurre gracias al uso de herramientas tecnológicas especializadas con las que contamos en EDG CÍA LTDA. Es importante primero identificar los procesos de tu empresa que involucran la gestión de documentos. Una vez que las necesidades estén claras, se puede definir cuál es la solución óptima. Y así, llega la hora de dar el primer paso hacia la transformación digital de tu empresa.
3. Otras alternativas para reducir el uso de papel en la oficina
Estamos seguros de que lo ideal es solventar el problema desde la raíz con estrategias y herramientas digitales innovadoras. También somos conscientes de que, en algunos casos, es imposible deshacerse del papel en los procesos empresariales al 100%. Por ello queremos darte un par de recomendaciones que puedes aplicar para reducir el uso de papel en la oficina. ¡Toma nota!
Una excelente forma para lograr este objetivo es implementar políticas de impresión responsable. ¡Los límites ayudan! Así los empleados utilizarán el papel en casos estrictamente necesarios. Para ello, será importante a la vez crear una conciencia ambiental entre los trabajadores. La idea es adoptar prácticas sostenibles e incentivar al personal a sugerir nuevas alternativas que ayuden a mitigar el consumo del papel en la empresa. Por último, sugerimos promover el uso del correo electrónico y otras aplicaciones de mensajería instantánea para la comunicación interna, en lugar de imprimir documentos.
La combinación de la tecnología con estos consejos brindará resultados efectivos en cuanto al uso de papel y cartón en la compañía. Y no nos referimos únicamente al impacto ambiental, sino a la eficiencia operativa de tu empresa. ¡No importa si tu negocio es pequeño, mediano o grande! No existen excepciones a la hora de innovar y ser sostenibles.
