by EDG | Mar 15, 2025 | Blog, Servicios, Tecnología
¿Quieres mejorar la eficiencia de una empresa? Recuerda que, a la hora de transformar digitalmente un negocio, no importa el tamaño del mismo. ¡Las oportunidades de mejora están al alcance de todos! Sólo necesitas las herramientas correctas, una de ellas es la digitalización de documentos.
Digitalización de documentos: ¿qué es y cómo beneficia a tu empresa?
Este proceso consiste en convertir documentos físicos en formatos digitales, lo que optimiza su almacenamiento y facilita la consulta de información. En EDG CÍA LTDA., entendemos la importancia de mantenerse a la vanguardia y optimizar la gestión de la información. Gracias a nuestro servicio de digitalización, no solo ahorras espacio físico, sino que también aceleras el acceso a tus documentos, mejoras la seguridad y facilitas el trabajo remoto para tus empleados.
A continuación, te detallamos qué es la digitalización de documentos y las ventajas de implementar este método en tu negocio.
1. ¿Qué es la digitalización de documentos?
La digitalización convierte los documentos de papel a formatos digitales. Este proceso representa un importante factor diferenciador ante tu competencia. De hecho, las empresas que no adoptan la digitalización se quedan atrás en el mercado. Esta es solo una de las alternativas para reducir el uso del papel en la oficina que puedes implementar para optimizar tu negocio.
Para dar este salto innovador, es importante definir una meta clara: ¿quieres ahorrar espacio, facilitar búsquedas rápidas, o convertir la oficina en «paperless«? El principal objetivo de la digitalización es mejorar el acceso a la información, establecer flujos de trabajo eficientes y reducir tiempos de búsqueda. Es decir, maximizar los resultados y minimizar recursos. ¡El retorno de la inversión es inmediato!
2. ¿Cómo digitalizar documentos?
Una herramienta como esta, que permite la transformación digital de una empresa, es rápida y eficaz. Gracias a las nuevas herramientas tecnológicas, la digitalización ya no requiere horas de escaneo manual. Hoy se puede llevar a cabo de forma rápida y eficiente, ya sea internamente o subcontratando el servicio. El proceso depende de la cantidad de documentación y los recursos disponibles.
3. ¿Qué se puede digitalizar?
Considera que se puede digitalizar casi todo tipo de documentos. Algunos ejemplos frecuentes son: facturas, pedidos, planos, formularios, e incluso archivos multimedia como videos y fotos. Sin embargo, hay documentos que deben conservarse en su formato original por razones legales o históricas, como un mapa antiguo o una primera edición de un libro.
4. ¿Cuáles son las ventajas de digitalizar documentos?
- Rapidez y acceso: Encuentra la información con palabras clave o números de forma eficaz. Ya no será necesario ir físicamente a un archivador a buscar el documento.
- Seguridad: La información está siempre resguardada porque los documentos cuentan con un sistema de protección con contraseñas y accesos controlados.
- Acceso remoto: Los empleados pueden consultar documentos desde cualquier lugar, sin riesgo de pérdida o daño.
- Sostenibilidad: El uso del papel se reduce, contribuyendo a la protección del medio ambiente.
- Facilidad para compartir: Los documentos digitales son sencillos de compartir con clientes o compañeros. Los tiempos de espera se acortan.
- Ahorro de costos: Al reducir el espacio físico, los costos asociados al almacenamiento y la gestión de archivos disminuyen considerablemente.
- Preservación: Los documentos importantes, como planos o fotos antiguas, se mantienen intactos al digitalizarlos.
La digitalización no solo mejora la gestión documental, sino que también optimiza procesos, ahorra recursos y reduce riesgos. Es una inversión estratégica que trae ventajas tanto operativas como económicas.
¿Quieres empezar a digitalizar los documentos de tu empresa? Nuestra experiencia y la tecnología avanzada de nuestras herramientas permiten que el proceso de digitalización sea rápido, seguro y eficiente. Nos aseguramos de que tu empresa aproveche al máximo todas las ventajas que este cambio puede ofrecer. Transforma tu gestión documental con nosotros y da el paso decisivo hacia la modernización y eficiencia de tu negocio. ¡Contáctanos!
by EDG | Oct 14, 2024 | Blog, Consejos para tu negocio, Servicios
Antes de contarte las alternativas para reducir el uso del papel en la oficina, te has preguntado: ¿qué sería del mundo sin la imprenta? Su invención permitió masificar la comunicación y preservar los documentos. El papel se convirtió en una pieza fundamental de nuestro día a día. Se calcula que al año una persona consume 48kg de papel en promedio a nivel mundial. Este número puede variar según el país, por ejemplo, la cifra de Japón es de 250kg, en el caso de Sudáfrica es de 200kg, la de Estados Unidos varía entre 125kg a 140kg. Por otro lado, el consumo en Latinoamérica oscila entre 28kg y 55kg.
Pero a la hora de hablar sobre el uso del papel y cartón en una oficina este número llega a los 60kg por persona. Ahora, ¡haz las matemáticas! Multiplica esta cantidad por el número de empleados de tu empresa, el resultado seguro va a sorprenderte. Trabajar con papeles se volvió una costumbre diaria, pero con el paso del tiempo estos documentos se acumulan en cajas y a su vez en bodegas. Te contamos algunas alternativas para reducir el uso del papel en la oficina.
De documentos físicos a digitales: ¡despídete del papel!
1. ¿Qué hacer con tanto papeleo en tu negocio?
Si en tu empresa todavía basan los procesos en el uso de papel, debemos advertirte que estás viviendo un auto sabotaje. En la actualidad, el papeleo en un negocio se puede traducir fácilmente a problemas. Por ejemplo, ralentizan los procesos, aumenta el margen de error, representan costos para tu negocio, contaminan el medio ambiente, entre otras cosas.
Con ello, surgen nuevas necesidades que requieren de soluciones efectivas y sencillas. Seguro ya has identificado alguno de estos problemas en tu empresa y quizás desconoces por dónde empezar. El avance de la tecnología permitió el desarrollo de formas innovadoras para administrar la impresión, como ordenar los datos e información, su reproducción, distribución y almacenamiento adecuado. En este camino, EDG CÍA LTDA tiene el conocimiento, software de gestión y la tecnología para transformar digitalmente tu negocio.
¿Trabajas con cientos de documentos en papel? Independientemente del formato o la cantidad de información que tengas, el contenido no dejará de ser importante para ti. Por lo que, es primordial automatizar la forma de organizar, compartir y guardar esta información.
2. Servicios y productos para reducir el papel en la oficina
En EDG CÍA LTDA te ofrecemos productos y servicios que seguro te ayudarán a solventar problemas como los que hemos mencionado.
- Gestión electrónica de documentos
La implementación de estos procesos ocurre gracias al uso de herramientas tecnológicas especializadas con las que contamos en EDG CÍA LTDA. Es importante primero identificar los procesos de tu empresa que involucran la gestión de documentos. Una vez que las necesidades estén claras, se puede definir cuál es la solución óptima. Y así, llega la hora de dar el primer paso hacia la transformación digital de tu empresa. ¡Contáctanos!
3. Otras alternativas para reducir el uso de papel en la oficina
Estamos seguros de que lo ideal es solventar el problema desde la raíz con estrategias y herramientas digitales innovadoras. También somos conscientes de que, en algunos casos, es imposible deshacerse del papel en los procesos empresariales al 100%. Por ello queremos darte un par de recomendaciones que puedes aplicar para reducir el uso de papel en la oficina. ¡Toma nota!
Una excelente forma para lograr este objetivo es implementar políticas de impresión responsable. ¡Los límites ayudan! Así los empleados utilizarán el papel en casos estrictamente necesarios. Para ello, será importante a la vez crear una conciencia ambiental entre los trabajadores. La idea es adoptar prácticas sostenibles e incentivar al personal a sugerir nuevas alternativas que ayuden a mitigar el consumo del papel en la empresa. Por último, sugerimos promover el uso del correo electrónico y otras aplicaciones de mensajería instantánea para la comunicación interna, en lugar de imprimir documentos.
La combinación de la tecnología con estos consejos brindará resultados efectivos en cuanto al uso de papel y cartón en la compañía. Y no nos referimos únicamente al impacto ambiental, sino a la eficiencia operativa de tu empresa. ¡No importa si tu negocio es pequeño, mediano o grande! No existen excepciones a la hora de innovar y ser sostenibles.
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